A conta que diz quanto sobra de um pedido é conhecida e não tem mistério. O que ela tem é volume.
Para saber quanto sobra de um pedido você precisa levantar seis coisas.
O custo do produto, com o frete de entrada embutido nele quando houver. O frete de saída até a praça do cliente. A comissão do canal onde a venda entrou. A taxa do meio de pagamento. O imposto que incide sobre aquela venda, conforme o regime da empresa. E a embalagem que sai junto com o pedido.
Nem toda compra tem frete de entrada. Quando o fornecedor entrega com o frete por conta dele, não existe valor a somar e o custo do produto já está completo. O que define de quem é essa conta é a modalidade combinada, assunto do guia de FOB e CIF.
O guia de margem real leva você pelas cinco primeiras com papel e calculadora, e o exercício merece ser feito uma vez. A sexta é a que mais escapa de qualquer levantamento manual, e ela tem seção própria mais abaixo.
Custo fixo fica de fora, e fica de propósito. Aluguel, salário, contador e mensalidade de plataforma não pertencem a nenhum pedido específico, e rateá-los por venda produz um número que muda conforme o mês foi bom ou ruim. Eles voltam a importar quando a pergunta passa a ser quantos pedidos pagam a estrutura, que é o assunto do guia de ponto de equilíbrio.
A dificuldade aparece no pedido seguinte, e ela não é preguiça. Nenhuma das seis é constante.
O custo do produto muda quando você compra de novo, e muda de novo quando o fornecedor reajusta. O frete muda por destino, por peso e por transportadora escolhida. A comissão muda por canal, e dentro do mesmo canal muda por categoria e por tipo de anúncio. A taxa de pagamento muda entre débito, crédito à vista e crédito em mais vezes. A embalagem muda com o tamanho da caixa, e um pedido que vira dois volumes consome duas. A alíquota muda com a faixa de faturamento acumulada nos últimos doze meses, o que significa que ela muda sozinha, sem você fazer nada.
Seis números levantados numa terça-feira descrevem os pedidos daquela terça-feira. Com trinta pedidos por dia, a conta manual sai do território do trabalhoso e entra no do impossível. Quase ninguém faz, e o motivo é aritmético.
Existe uma diferença entre saber e ainda poder agir, e ela é o assunto desta página inteira.
A conta feita no fechamento do mês responde o que aconteceu. Serve de diagnóstico, e diagnóstico é útil para o mês seguinte. Só que aquele pedido já foi despachado, a transportadora já foi escolhida, o desconto já foi concedido e a nota já saiu com aquele valor. O que se descobre ali só pode ser aplicado no próximo.
A mesma conta feita quando o pedido entra responde outra pergunta. Ela diz se esse pedido, deste jeito, com esta transportadora e este desconto, ainda vale a pena.
O que continua aberto nesse instante é a razão de a conta valer mais ali do que no fechamento:
A transportadora: o pedido ainda não foi despachado, e a diferença entre a mais cara e a mais barata para aquele destino sai inteira da margem.
O desconto: o cupom que o vendedor ia conceder ainda não virou linha na nota.
O frete grátis: a política que você aplica por faixa de valor ainda pode ser avaliada contra o custo real daquele envio, e não contra a média.
A composição da caixa: dois itens que caberiam num volume só e foram separados em dois pagam frete duas vezes.
O próprio pedido: existe o caso, raro e real, do pedido que não deveria ser aceito como está, e que vira conversa com o cliente em vez de prejuízo silencioso.
Depois da emissão, nenhuma dessas portas continua aberta. A aritmética é a mesma nos dois momentos. O que muda é o que você pode fazer com o resultado.
Assim que o pedido entra pela integração, o cálculo roda por inteiro, nesta ordem.
Configuração da empresa: taxas e comissões saem do que está configurado, com valores padrão quando algum campo ficou em branco.
Endereço de destino: o CEP define a praça, que é sempre relativa ao ponto de origem do envio. Retirada no balcão desvia essa etapa e dispensa a consulta.
Itens do pedido: cada linha é resolvida contra o cadastro de produtos, e o custo de cada uma entra na soma.
Receita e desconto: o valor bruto vem do próprio pedido, e o desconto entra em seguida.
Embalagem: entra como custo próprio, a partir do que o pedido leva.
Frete: o sistema consulta as tabelas das transportadoras cadastradas e devolve a melhor opção para aquele destino e aquele peso.
Taxa de pagamento, comissão e impostos: a primeira sobre o total da nota, a segunda sobre a venda bruta, e a terceira apurada conforme o regime tributário da empresa.
A ordem não é decorativa. A taxa de pagamento incide sobre o total da nota, e o total da nota depende do frete. Calcular a taxa antes de saber o frete produz um número menor que o real, e é assim que a planilha caseira costuma errar para menos.
No fim, tudo isso vira um custo variável total, e a margem de contribuição é o que sobra da venda depois de subtrair esse total. O conceito por trás dela está no guia de margem de contribuição.
Nenhum deles é inventado no momento do cálculo.
O custo do produto sai do cadastro, alimentado pelo seu sistema de gestão, sem aritmética no caminho. O que estiver lá como preço de custo é exatamente o que entra na conta, e o guia de CMV explica por que esse campo costuma estar desatualizado.
O frete sai das tabelas que você mesmo cadastrou, com o peso e o destino daquele pedido. A comissão e a taxa de pagamento saem da configuração da empresa. A alíquota sai do regime.
A resolução de cada linha tem uma ordem própria. Quando a linha não resolve pelo código do produto, o sistema tenta pelo nome antes de desistir. Kit é resolvido antes de ser aberto, porque o código da linha aponta para a caixa e não para o que está dentro dela, e abrir primeiro faria o custo do conjunto se perder no caminho.
Das seis entradas, o frete é a que mais varia dentro de um mesmo dia. Ele depende do peso final da caixa, do destino e da transportadora escolhida, e essas três coisas mudam juntas.
Um exemplo inventado, só para dar tamanho. O mesmo produto vendido por R$ 299,00 pode fechar com R$ 28,00 de frete para uma praça próxima e R$ 74,00 para uma distante. Os R$ 46,00 de diferença saem inteiros da margem, e não aparecem em lugar nenhum antes do despacho quando a conta é feita por média.
Praça é sempre relativa à origem do envio. Uma cidade que é interior para quem despacha de um estado pode ser capital para quem despacha de outro, e por isso não existe transportadora melhor em termos nacionais. Existe a melhor para o seu ponto de saída.
E o peso que a transportadora cobra raramente é o peso da balança. Caixa grande e leve é cobrada pelo volume, e a regra de conversão não é uma só: o cálculo do marketplace e o do rodoviário fracionado chegam a números bem diferentes para a mesma caixa. O guia de frete real mostra as duas contas lado a lado.
A sexta entrada é a que mais escapa do levantamento manual. A embalagem é barata por unidade, o que a faz parecer irrelevante, e some dentro de uma compra grande feita uma vez por trimestre.
Caixa, fita, plástico de proteção e etiqueta são custo variável. Cada pedido despachado consome uma parte deles, e um pedido que vira dois volumes consome duas.
O cálculo trata a embalagem como componente próprio, separado do frete e do produto. Ela aparece na composição em vez de ficar diluída no custo fixo do mês, que é onde ela costuma ser enterrada.
A saída não é um número só. Ela traz o custo do produto, o frete, a embalagem, a taxa de pagamento, a comissão e os impostos separados, mais a soma de tudo e a apuração tributária detalhada quando ela existe.
Isso importa porque o total esconde a causa. Dois pedidos com a mesma margem de 8% podem ter chegado ali por caminhos opostos: um com frete alto e comissão baixa, outro com o inverso. São dois problemas diferentes, e o que se faz com cada um também é.
O primeiro se resolve mexendo em transportadora, embalagem ou política de frete grátis. O segundo se resolve no preço, no canal ou na escolha de qual produto anunciar onde. Um número fechado não separa os dois. A composição separa.
Como o cálculo acontece antes da emissão, essa composição está na mesa enquanto a decisão ainda cabe.
A conta é tão boa quanto o custo que entra nela, e essa parte não tem mágica.
O custo do produto é copiado do que está no seu sistema de gestão. Se o cadastro guarda o valor da primeira compra, feita há dois anos, é esse valor que vai para a margem. O sistema não corrige isso, e não teria como saber que o fornecedor reajustou.
E parte da primeira entrada continua fora. Quando houve frete de entrada, ele não é somado ao custo do produto pelo cálculo. O guia de margem real trata essa soma como o erro que mais escapa, e ela segue sendo trabalho de quem cadastra, uma vez por compra. Nas compras em que o fornecedor arcou com o frete, não há o que somar e a entrada já nasce completa. As outras cinco entradas passam a ser resolvidas sozinhas, em todo pedido, sem você levantar nenhuma.
A ferramenta elimina o trabalho de calcular. O de cadastrar direito continua sendo seu.
Emitir nota, dar baixa no estoque, gerar etiqueta e fechar o pedido são trabalho do sistema de gestão, e ele faz isso bem.
O que ele não faz é dizer se aquele pedido deveria sair daquele jeito. Ele registra o que foi decidido, e registrar é diferente de decidir. Esse limite não é defeito de nenhum sistema de gestão, é o escopo dele, e o guia sobre o que o ERP não calcula detalha onde exatamente a fronteira passa.
A camada que falta fica entre o pedido que entrou e a nota que ainda não saiu. É uma janela curta, às vezes de minutos, e é a única em que a conta ainda serve para alguma coisa além de diagnóstico.
Pegue o pedido mais recente que entrou hoje. Levante as seis entradas e feche a conta no papel.
Anote quanto tempo levou. Agora multiplique esse tempo pela quantidade de pedidos que entraram hoje, e depois por vinte e dois dias úteis.
Esse número é o custo de continuar decidindo sem a conta. Ele não some sozinho e se repete amanhã.
O Truesail existe para essa conta, e não para outra coisa. Ele fica entre o pedido que entrou e a nota que ainda não saiu. Puxa o custo do cadastro, consulta as tabelas das transportadoras, aplica a comissão do canal, a taxa do meio de pagamento e o imposto do seu regime. Devolve a margem daquele pedido aberta por componente, enquanto o faturamento ainda não aconteceu.
Ele não substitui o seu sistema de gestão e não quer substituir. O sistema de gestão executa. O Truesail calcula, simula e audita antes da execução.
Antes de qualquer coisa, quatro perguntas. Responda para você mesmo, sem consultar nada:
Se alguma dessas respostas começou com "eu acho", a conta existe, importa, e não está sendo feita. Quantos pedidos você despachou este mês sem saber se cada um deles deu lucro?