A nota sai com um código no campo de frete. Zero ou um, na maioria das vezes escolhido por hábito, ou porque foi assim que veio configurado no dia em que alguém emitiu a primeira.
O código não é decorativo. Ele declara ao fisco quem contratou o transporte, e essa declaração muda a base de cálculo do imposto, muda quem pode cobrar da transportadora quando a carga chega quebrada, e muda de onde sai o custo do frete na sua conta de margem.
Este texto foi apurado em setembro de 2026 e trata da venda com transporte rodoviário dentro do Brasil. Os valores são exemplo e servem para mostrar a mecânica.
Frete FOB é por conta do destinatário. Quem recebe a mercadoria contrata a transportadora e paga por ela.
Frete CIF é por conta do remetente. Quem envia contrata a transportadora e paga por ela, e depois decide se repassa o valor ao cliente, se embute no preço ou se absorve.
Repare no verbo das duas frases. O critério é quem contrata, e não quem desembolsa no fim. Essa distinção parece pequena e é a origem da maior parte dos erros que este texto trata.
Procure FOB e a primeira resposta vai falar em porto de embarque, amurada de navio e conhecimento marítimo. Nada disso tem relação com uma caixa saindo do seu galpão em um caminhão.
FOB, CIF, CFR e FAS são regras da Câmara de Comércio Internacional criadas para transporte marítimo e por vias navegáveis interiores. São quatro das onze regras dos Incoterms, e as outras sete é que servem a qualquer modal.
No transporte rodoviário brasileiro, CIF e FOB entraram por uso, não por definição. E o uso pegou a ponto de a legislação fiscal adotar os dois nomes dentro do leiaute da nota fiscal eletrônica.
Ou seja: no rodoviário doméstico, CIF e FOB não são Incoterms. São rótulos nacionais com significado fiscal próprio, e é esse significado que vale na hora de emitir.
O campo de modalidade do frete da nota fiscal eletrônica aceita seis valores, definidos pela Nota Técnica 2016.002.
| Código | O que declara |
|---|---|
| 0 | Contratação do frete por conta do remetente (CIF) |
| 1 | Contratação do frete por conta do destinatário (FOB) |
| 2 | Contratação do frete por conta de terceiros |
| 3 | Transporte próprio por conta do remetente |
| 4 | Transporte próprio por conta do destinatário |
| 9 | Sem ocorrência de transporte |
A palavra que abre os três primeiros códigos é contratação. O campo pergunta quem fechou o contrato de transporte, e essa pergunta tem uma resposta só.
O preenchimento é obrigatório e validado na emissão. Modalidade incoerente com o restante do grupo de transporte volta rejeitada, o que significa que este não é um campo de opinião comercial.
O caso é este. Você vende, contrata a transportadora, despacha, e cobra R$ 45,00 de frete do cliente no fechamento do pedido. Na hora de emitir, marca 1, porque na sua cabeça o cliente pagou o frete.
Está errado. Quem ligou para a transportadora foi você. A operação é CIF, código 0, e continua sendo CIF mesmo que o cliente tenha pago o valor inteiro e mesmo que você tenha lucrado alguma coisa no repasse.
O inverso também acontece, com menos frequência. Cliente que manda a própria transportadora buscar a mercadoria no seu galpão é FOB, código 1, ainda que você tenha cobrado uma taxa de separação ou manuseio na mesma nota.
Na venda para consumidor final, quase tudo é CIF. FOB de verdade aparece em venda para revenda, em cliente com transportadora contratada e em retirada na origem. Se a sua operação é loja despachando pedido, a modalidade correta é 0 na esmagadora maioria das notas.
A Lei Complementar 87 de 1996, no artigo 13, determina que integra a base de cálculo do ICMS o frete, quando o transporte é efetuado pelo próprio remetente ou por sua conta e ordem e é cobrado em separado.
Traduzindo para a nota que você emite: se você contratou e destacou o frete, o imposto incide sobre ele também.
Um exemplo, com números escolhidos para mostrar a mecânica. Produto de R$ 300,00, frete de R$ 45,00 destacado, alíquota de 18%.
| Só a mercadoria | Mercadoria e frete | |
|---|---|---|
| Base de cálculo | R$ 300,00 | R$ 345,00 |
| ICMS a 18% | R$ 54,00 | R$ 62,10 |
| Imposto sobre o frete | R$ 8,10 |
Você cobrou R$ 45,00 do cliente e pagou R$ 45,00 à transportadora. Parece empate. Saíram R$ 8,10 da sua margem, e esse valor não aparece em nenhum relatório como custo de frete, porque ele está dentro do imposto.
O contrário também vale, e o Superior Tribunal de Justiça já firmou o entendimento em julgamento repetitivo: quando o remetente não efetua nem contrata o transporte, o valor do frete fica fora da base de cálculo. Em FOB legítimo, o frete não é seu e não é tributado na sua nota.
A alíquota muda conforme estado, produto e destino, então o número final muda com ela. A mecânica não muda. É o mesmo tipo de custo silencioso que o guia sobre o que o ERP não calcula descreve, com o agravante de estar impresso na própria nota.
A saída mais comum é anunciar frete grátis e embutir o custo no preço do produto. O item sai a R$ 345,00 com envio incluso, e o campo de valor do frete vai zerado.
A base de cálculo continua sendo R$ 345,00. O imposto continua sendo R$ 62,10. O que mudou foi onde o número aparece, e não quanto ele é.
Isso não torna a prática errada. Frete embutido melhora conversão e simplifica a operação. O erro está em achar que ele resolve o custo, e é exatamente o raciocínio que o guia sobre frete real e frete grátis destrincha. Frete grátis é frete pago por outro caminho.
A modalidade define também para quem a transportadora responde.
A Lei 11.442 de 2007 estabelece que o transportador assume perante o contratante a responsabilidade pelos prejuízos resultantes de perdas, avarias, danos e atraso na entrega, e que essa responsabilidade cobre o período entre o recebimento da carga e a entrega ao destinatário.
Perante o contratante. Em CIF o contratante é você, e é você quem abre a reclamação e cobra o ressarcimento. Em FOB o contratante é o seu cliente, e quem tem legitimidade para exigir da transportadora é ele.
Na prática o vendedor recebe a queixa de qualquer forma, porque para quem comprou o rosto da operação é a loja. Em FOB você fica com o problema e sem o canal para resolver, e isso merece peso na decisão, não só o alívio de ver o frete sair da sua planilha.
Separe dez notas que você emitiu no último mês, das que saíram por transportadora.
Olhe dois campos em cada uma. A modalidade do frete e o valor do frete. Depois responda uma pergunta só, nota por nota: quem ligou para a transportadora. Se foi você, a modalidade correta é 0. Se foi o cliente, é 1.
Agora some o valor de frete das notas em que a resposta foi você, e aplique a sua alíquota sobre esse total. O resultado é o imposto que você pagou sobre um valor que achava estar apenas repassando.
Se o que você respondeu não bater com o que está declarado nas notas, existem duas coisas a arrumar, e elas têm pesos diferentes. A declaração divergente é assunto para o seu contador. O imposto que ninguém somou é assunto para o seu preço.
É o mesmo tipo de custo invisível que o guia sobre margem real percorre, com uma diferença que joga a favor. Aqui o número não está escondido em relatório nenhum. Ele está impresso na sua própria nota fiscal, esperando alguém somar.
Quando alguma dessas contas muda, sai no Observatório: tributação, frete, pagamentos e canais de venda, com o efeito no custo de cada pedido.