Equipe Truesail · Atualizado em
Quem vende produto físico normalmente tem um sistema de gestão. Ele emite nota, controla estoque, registra pedidos, integra com marketplace e organiza o financeiro, e tirar o ERP da operação por um dia é parar a operação.
Mesmo assim, é comum abrir o ERP no fim do mês e não conseguir responder uma pergunta simples, que é quanto sobrou naquele pedido. A resposta não está lá por uma questão de escopo, e não por defeito do sistema.
Este guia mostra o que o ERP resolve muito bem e por que o custo real de cada pedido fica fora do que ele foi projetado para fazer. Mostra também o que essa diferença muda na hora de decidir se um pedido compensa, se um desconto cabe ou se aquele frete grátis se paga.
O começo é pelo mérito, porque a lista é longa e ele é real. Cinco frentes dependem do sistema de gestão todos os dias.
Essa lista explica por que o ERP é insubstituível. Explica também por que ele não faz outra coisa.
A diferença que explica o resto está aqui. O ERP registra o que aconteceu, e precisa ser excelente nisso, porque nota fiscal errada gera multa, estoque errado vende produto que não existe e financeiro errado vira problema com o contador.
Sistema de registro trabalha com fato consumado. O pedido entrou, a nota saiu, a mercadoria foi despachada, o dinheiro caiu, e cada evento é anotado com precisão, na ordem em que acontece.
O que ele deixa de fora é o que vai acontecer se você decidir diferente. Essa pergunta pertence a outra categoria de ferramenta, do mesmo jeito que ninguém pede ao extrato bancário que projete o mês seguinte.
O custo de um pedido tem componentes que chegam em momentos diferentes, por caminhos diferentes. A tabela mostra onde cada um está e quando ele vira número.
| Componente | Onde está | Quando vira número |
|---|---|---|
| Custo da mercadoria | cadastro do produto | na primeira compra, e raramente é atualizado |
| Frete de entrada | outro documento, com vencimento próprio | quando a transportadora cobra |
| Frete de saída | fatura da transportadora | depois do despacho |
| Comissão do canal | repasse do marketplace | dias ou semanas depois da venda |
| Taxa de pagamento | extrato do adquirente | consolidada com as outras do período |
| Imposto | guia do regime | no fechamento do mês |
O custo da mercadoria está no ERP, e costuma ser o valor cadastrado na primeira compra. Quando o mesmo produto entra por preços diferentes ao longo do ano, o custo médio real muda e o cadastro raramente acompanha, como mostra o guia sobre CMV.
O frete de entrada chega separado, muitas vezes em outro documento e com vencimento próprio. É lançado como despesa de transporte e não volta para o custo do produto que o gerou.
O frete de saída só vira número depois do despacho, quando a transportadora fecha o conhecimento. Na hora em que o pedido entrou, ele era estimativa, feita com o peso cadastrado, que nem sempre é o peso cobrado.
A comissão do canal, a taxa de pagamento e o imposto chegam depois e consolidados. A comissão aparece no repasse do marketplace, a taxa vem no extrato do adquirente somada com as outras do período, o imposto é apurado sobre o faturamento total, e nenhum dos três volta pedido a pedido.
Todas essas informações existem, e quase sempre estão dentro do próprio ERP. O que falta é elas estarem juntas, no mesmo lugar, no momento em que a decisão precisa ser tomada.
Para chegar ao número de um pedido, alguém precisa abrir o relatório de vendas, cruzar com o de custos, exportar o repasse do marketplace, buscar a fatura da transportadora e montar uma planilha. Dá para fazer, e até fazer bem, mas não para todos os pedidos, todos os dias, antes de faturar cada um.
Há uma diferença entre a informação estar disponível e ela estar acessível na hora certa. A escolha de transportadora mostra a diferença melhor do que qualquer definição.
A resposta certa depende do destino, do peso cobrado e da tabela de cada transportadora naquela faixa. Para descobrir de verdade, é preciso cotar uma por uma e comparar antes de despachar, e com oito transportadoras e trinta pedidos por dia ninguém faz isso.
Na prática, vale a regra de bolso. "Para São Paulo sempre mando pela X", "acima de 10 kg vai pela Y", regras que nascem de uma cotação feita meses atrás e funcionam na média, errando nos casos específicos, que são justamente os que doem.
O desconto segue o mesmo caminho. Quando o cliente pede 10% e a resposta precisa sair em dois minutos, ninguém abre planilha para conferir se aquele produto, naquele destino, ainda tem margem.
O limite parametrizado no sistema costuma ser um percentual único, igual para todo produto, definido uma vez e raramente revisto. Ele impede o desconto absurdo, sem saber que aquele item específico já saía apertado antes do desconto.
Nas duas situações, o dado existia. O que faltou foi tempo entre a pergunta e a decisão.
Quem sabe depois corrige o próximo mês, e quem sabe antes escolhe o pedido de hoje. A diferença entre as duas coisas é de resultado, e não de conforto.
O relatório que mostra a margem do mês fecha quando os pedidos já foram faturados, despachados e entregues. Ele serve para entender o que aconteceu, e isso tem valor, mas não impede que o mesmo erro se repita no mês seguinte, como mostra o guia sobre DRE gerencial.
Outras perguntas seguem a mesma lógica da escolha de transportadora, e só têm utilidade se a resposta chegar antes. Três delas aparecem toda semana.
Nenhuma delas é pergunta de sistema de registro. Todas dependem de ter o custo completo montado no momento em que o pedido entra.
Duas conclusões erradas costumam sair daqui. As duas custam caro.
O primeiro passo não depende de sistema nenhum. Pegue os cinco produtos que mais vendem e monte a conta completa à mão, uma vez.
Entram o custo real da mercadoria, com frete de entrada incluído, o frete de saída para os destinos mais frequentes, a embalagem, a taxa do meio de pagamento, a comissão do canal e o imposto do regime. O guia sobre margem real mostra a conta inteira, e o guia sobre como calcular frete cobre a parte que mais varia.
Depois compare o resultado com o que você imaginava que aquele produto dava. Se a diferença for pequena, sua intuição está calibrada e dá para confiar nela na próxima decisão. Uma rodada basta para saber de que lado você está.
Se for grande, os preços, os descontos e as regras de frete grátis que você definiu partiram de um número que não existia. O ERP não tinha como avisar, porque essa conta nunca esteve no escopo dele. A comparação entre a margem do ERP e as outras formas de acompanhar está no guia sobre margem por pedido.
O Truesail trabalha ao lado do ERP, sem substituir nada do que ele já faz. Os pedidos entram sozinhos, e cada um ganha a conta que o ERP não faz: quanto sobra depois de todos os custos.
Essa conta aparece antes da nota, enquanto ainda dá para mudar o frete, o desconto ou a transportadora. A margem antes de faturar mostra cada parte dela.
Quando alguma dessas contas muda, sai no Observatório: tributação, frete, pagamentos e canais de venda, com o efeito no custo de cada pedido.