O mesmo produto, na mesma caixa, com o mesmo peso, custa valores diferentes para sair da sua porta dependendo de onde ele vai parar, e isso todo mundo que despacha já sabe. O que quase ninguém sabe é quantas coisas mudam junto com a distância, porque o valor do frete é só a primeira delas.
Transportadora não cobra por município. Ela agrupa faixas de CEP dentro de cada estado, dá a cada agrupamento um nome de região que ela mesma escolheu, e monta a tabela de preço em cima desse par de estado e região. O termo que o setor usa para essa região é praça, e cada empresa desenha a sua sem combinar com ninguém.
A consequência disso aparece rápido quando você tem mais de uma transportadora cadastrada. Uma cidade que está numa faixa chamada interior na grade de uma pode estar numa faixa chamada capital na grade de outra, e as duas estão corretas dentro da própria tabela. Não existe divisão oficial de regiões que todas sigam. Existem tantas divisões quantas transportadoras você usa, e o preço de cada uma segue a divisão dela.
Por isso comparar frete olhando apenas o valor da faixa de peso leva a conclusão errada com frequência. Duas transportadoras podem cobrar valores muito parecidos naquela faixa e classificar o seu destino em regiões diferentes, e tudo o que vem depois da faixa, que é justamente onde mora a maior parte do custo, muda por causa dessa classificação.
A pergunta sobre qual transportadora é a mais barata não tem resposta nacional, e o motivo é estrutural antes de ser comercial.
Praça é sempre relativa ao ponto de origem do envio. Uma cidade que fica a duzentos quilômetros de quem despacha de um estado pode ficar a dois mil de quem despacha de outro, e a mesma transportadora que é barata para a primeira empresa acaba cara para a segunda atendendo o mesmo destino. Some a isso o fato de cada uma ter a sua própria grade de regiões e a conclusão fica direta. A mais barata para você depende de onde você despacha, para onde você mais vende e do peso que você mais movimenta, e nenhum desses três é igual entre duas empresas.
Mesmo dentro da sua operação a resposta não é única, e essa é a parte que costuma surpreender. Uma transportadora pode ser a mais barata para pedidos até cinco quilos e perder para outra a partir daí, porque os degraus da tabela e o valor do quilo excedente são desenhados por cada empresa de um jeito. Outra pode ser imbatível para a capital do seu estado e ficar em terceiro lugar no interior vizinho, porque ela tem base própria numa praça e depende de parceiro na outra.
Cada transportadora tem uma vantagem competitiva que nasce da estrutura dela. Pode ser a cidade onde mantém centro de distribuição, o estado onde a malha é mais densa, a faixa de peso em que a tabela é agressiva ou o tipo de carga que ela prefere carregar. A mais barata, portanto, é uma combinação de destino, peso e momento, e pode mudar entre dois pedidos do mesmo dia.
Aqui está a parte que o levantamento manual quase nunca alcança. Ela exige abrir a tabela inteira de cada transportadora e comparar coluna por coluna, em vez de olhar apenas o valor do frete para a faixa de peso do pedido médio.
Na tabela de uma transportadora, cada região é uma linha inteira e própria, o que significa que todo componente do custo pode ter valor diferente em cada uma delas. O que costuma variar:
As faixas de peso: os degraus não são iguais em toda parte, e a faixa que vai até dez quilos numa região pode ir até doze em outra. O pedido que estava confortavelmente dentro do degrau mais barato sai dele apenas por mudar de destino.
O valor do quilo excedente: quando o pedido passa da última faixa da tabela, o peso adicional passa a ser cobrado por quilo. Esse valor por quilo muda de região para região, o que penaliza pedidos pesados de forma desigual conforme o destino.
Os percentuais sobre a nota: o gerenciamento de risco e o ad valorem incidem sobre o valor da mercadoria e não sobre o peso, e o percentual muda de região para região. Um pedido de valor alto para uma região com percentual maior pode pagar mais por essa proteção do que pelo transporte em si.
Os valores mínimos: esses mesmos percentuais costumam vir com um piso em reais. É por isso que um pedido pequeno para uma região distante frequentemente paga o piso em vez do percentual, o que faz o frete parecer desproporcional à venda quando ele está apenas seguindo a regra.
O pedágio e as taxas fixas: entram por região, e algumas são cobradas por fração de peso. O valor sobe em degraus em vez de subir de forma contínua, e o pedido que passa de uma fração por poucos gramas paga o degrau inteiro.
O imposto sobre o transporte: a alíquota que a transportadora aplica sobre o próprio serviço varia conforme o trajeto e entra no total que chega até você.
O que não muda por região é a taxa fixa que você negociou com a transportadora. Ela vem do contrato, vale igual em qualquer destino, e pode ser sobrescrita na configuração da sua empresa, também por transportadora e nunca por região.
Somando tudo, o valor que aparece na fatura é a composição de seis ou sete elementos, e cada um deles pode ter mudado só porque o CEP mudou. Quantos desses você conferiria antes de despachar, se tivesse que fazer isso trinta vezes por dia?
Antes de consultar a tabela, o cálculo precisa decidir qual peso usar, e essa decisão tem duas camadas que se somam.
A primeira é o arredondamento. No rodoviário fracionado, a prática comum é cobrar por quilo cheio, arredondando para cima e sem descer de um quilo, e é assim que o nosso cálculo trata o peso por padrão. Nem todo mundo tarifa assim: transportadora especializada em pequeno volume e serviço postal costumam ter granularidade mais fina ou faixas próprias para envios leves, e nesses casos o arredondamento é mais conservador que a tabela real. Vale conferir a granularidade de cada contrato seu antes de tomar o número arredondado como verdade absoluta.
A segunda camada é a cubagem, e ela pesa muito mais. Caixa grande e leve é cobrada pelo espaço que ocupa no caminhão e não pelo que a balança marca, e a regra de conversão de volume em peso não é única no mercado. Conhecemos e ensinamos duas, a do rodoviário fracionado e a do marketplace, e elas chegam a números bastante distantes para a mesma caixa. O guia de frete real e o guia de frete do vendedor no Mercado Livre mostram as duas lado a lado. Se o seu contrato usa um divisor diferente dos dois, ele manda, e é ele que precisa estar cadastrado.
Tudo isso importa nesta página porque o peso é o que decide em qual faixa o pedido cai, e a faixa muda por região. Um peso errado no cadastro do produto desloca o degrau em que aquele pedido entra, e não apenas o valor do frete. Como o degrau é diferente em cada região, o mesmo erro produz distorções de tamanhos diferentes em cada destino para onde você vende.
A partir daqui vale separar dois sistemas que costumam ser confundidos, porque a diferença entre eles é o assunto desta seção inteira. O seu sistema de gestão recebe o pedido, emite a nota e dá baixa no estoque, e faz isso bem. O Truesail entra entre o momento em que o pedido chega e o momento em que a nota sai. Ele usa essa janela para fazer o cálculo abaixo, transportadora por transportadora, em vez de uma vez só para o pedido inteiro.
Resolve a região por transportadora: o CEP de destino é procurado nas faixas da tabela de cada uma, e cada uma devolve a região dela com o prazo dela. É diferente de perguntar a uma só e assumir que as outras responderiam igual.
Cota todas as cadastradas: sem preferência, sem transportadora padrão e sem subconjunto, o que inclui aquela que você quase nunca usa e que pode ser a mais barata justamente para o destino e o peso de hoje.
Monta a comparação: o que sai não é um número solto, é a lista completa, com a região que cada empresa atribuiu ao mesmo destino ao lado do valor e do prazo de cada uma.
Ordena por custo: a que vem na frente é a mais barata para aquele destino e aquele peso, naquele pedido específico e não em geral.
Quando duas faixas de CEP se sobrepõem dentro da mesma tabela, o desempate é pela mais específica, pelo intervalo menor. A faixa estreita costuma ser a exceção que a transportadora cadastrou de propósito para tratar um conjunto de cidades de outro jeito.
A transportadora que o cálculo traz na frente é a mais barata para aquele pedido, e ela não é necessariamente a mais rápida, a de menor índice de ocorrências ou a que você prefere trabalhar. O prazo é lido junto com a região e aparece na comparação ao lado do valor, mas ele não ordena nada. Quem decide se vale trocar dois dias de entrega por vinte reais de economia é você, olhando a lista inteira.
Dizemos isso em voz alta de propósito, e não por acaso. Um sistema que anunciasse a melhor transportadora sem revelar o critério estaria escondendo uma decisão que pertence a quem opera. Entre a mais barata e a melhor moram o prazo, a taxa de avaria e a paciência do seu cliente, e nenhuma tabela de preço registra essas três coisas.
Nem toda transportadora cadastrada serve para todo destino. Sair da lista tem motivos distintos, e cada um aponta para uma situação diferente:
Sem faixa de CEP correspondente: a tabela dela não alcança aquele destino, o que é comum em transportadora regional, forte numa área e ausente em outra.
Sem linha de preço para a região resolvida: a região existe na grade dela, mas não tem preço cadastrado para aquela combinação, o que costuma ser tabela incompleta e não ausência de cobertura.
Marcada como redespacho: o CEP até casa com uma faixa, mas a faixa registra que aquela transportadora não entrega ali e repassa a entrega para uma terceira, então cotar seria prometer um serviço que ela não presta diretamente.
Custo apurado igual a zero ou negativo: sintoma de tabela incompleta ou mal cadastrada, e nesse caso cotar seria pior do que não cotar, porque um frete de zero contamina a margem parecendo um dado bom.
Se nenhuma transportadora resolver o destino, o pedido não recebe um frete estimado por aproximação. Ele recebe o aviso de que não há transportadora disponível, com o frete zerado e a escolha vazia, porque um número inventado ali entraria na margem sem deixar rastro e ninguém desconfiaria dele depois.
Um exemplo inventado dá o tamanho do que está em jogo. O mesmo pedido de dois quilos pode fechar em R$ 28,00 numa região próxima e R$ 74,00 numa distante, e o segundo ainda pode pagar R$ 9,00 de piso de gerenciamento de risco que o primeiro não paga. A diferença total chega a R$ 55,00, e nenhuma parte dela aparece quando o frete é estimado por média.
A conta é tão boa quanto a tabela que a alimenta, e essa parte não tem mágica. As faixas de CEP, os preços por região, os percentuais e os mínimos saem das tabelas que você cadastrou. Se a transportadora reajustou em março e a tabela carregada é de janeiro, o cálculo vai usar janeiro sem ter como saber que ficou velho.
O peso e a dimensão de cada produto também são responsabilidade sua, e vale insistir nisso porque o efeito é multiplicado. Produto cadastrado com peso genérico faz o cálculo cair na faixa errada em todas as regiões ao mesmo tempo, o que é bem pior do que errar em um destino, e o erro só aparece quando a fatura chega.
Conferir se o que a transportadora cobrou de fato bate com o que a tabela dizia é outra conta, com outro momento e outro método, e essa conferência tem página própria, a auditoria de frete.
Calcular o frete por região à mão é perfeitamente possível, e fazer isso uma vez ensina mais do que qualquer explicação escrita.
Pegue os três destinos para os quais você mais despacha e abra a tabela de cada transportadora que você tem cadastrada. Para cada combinação, procure a região em que aquele CEP cai e ache a faixa de peso do seu pedido médio. Some o percentual sobre a nota, confira se o mínimo é maior que ele, e acrescente o pedágio e as taxas fixas que aquela região cobra.
Anote quanto tempo levou para esses três destinos e multiplique pela quantidade de destinos distintos que você atendeu no mês passado. Esse é o trabalho que a conta manual exigiria para você saber, todo dia, qual transportadora está certa para cada pedido.
O Truesail faz essa conta em todo pedido que entra, sem você abrir tabela nenhuma. Você cadastra as tabelas das suas transportadoras uma vez, e elas passam a valer para cada pedido, cada destino e cada faixa de peso, sem trabalho novo a cada venda.
Ele lê o CEP do pedido que acabou de chegar e resolve a região daquele destino na grade de cada transportadora cadastrada. Aplica a faixa de peso correta, soma os percentuais sobre a nota, respeita os mínimos e acrescenta taxas e pedágio, devolvendo a comparação completa com custo e prazo de cada uma. Depois leva esse número para dentro da margem daquele pedido, antes de a nota sair, ao lado do custo do produto, da comissão do canal e do imposto, do jeito que a página de margem antes de faturar descreve.
Isso não é a cotação que o cliente vê no checkout, que existe para fechar a venda. É o custo real daquele envio entrando na conta do que sobra para você depois que a venda já foi fechada, que é uma pergunta bem diferente e costuma ter uma resposta bem menos confortável.
Quatro perguntas para terminar, e elas valem mais respondidas de cabeça:
Nenhuma dessas respostas está numa planilha pronta. Elas estão espalhadas entre a tabela da transportadora, o CEP do pedido e o peso do produto, e o trabalho do Truesail é juntar as três em cada pedido, no instante em que ele chega. Qual foi o destino mais caro que você despachou este mês, e você soube disso antes de despachar ou quando a fatura chegou?