Auditoria de frete costuma ser assunto de operação grande, com equipe de logística, contrato negociado e centenas de embarques por dia. Esta página trata de outra coisa. Ela é para quem vende produto físico, despacha por transportadora e paga uma fatura por mês sem conferir o que está dentro dela.
Quem está nessa situação convive com duas perguntas que raramente são feitas em voz alta.
A primeira é quanto o frete representa da receita. Não o valor de um pedido, o percentual do mês fechado.
A segunda é mais desconfortável, e é saber se o valor que a transportadora cobrou por aquele envio é o que ele deveria custar.
As duas dependem de juntar coisas que vivem separadas. O custo chega na fatura, semanas depois do envio. O faturamento está no sistema de gestão desde o dia da venda. O que cada embarque deveria custar depende da tabela contratada, que ninguém abre para conferir com a fatura na mão.
Embarque é como a transportadora chama cada envio dentro da fatura dela, e é a palavra que esta página usa daqui em diante.
O guia sobre frete real mostra como fazer essa conta à mão para alguns pedidos. Esta página mostra o que muda quando ela deixa de ser manual.
O primeiro número é o custo de frete do período dividido pelo valor faturado.
O dado existe, está na fatura e no relatório de vendas. O que falta é a divisão, feita com regularidade, sobre o mês inteiro e não sobre o pedido que alguém lembrou de conferir.
Junto com ele aparece a diferença entre o que você paga de frete e o que você cobra do cliente. São valores distintos, e a distância entre eles é o que o frete grátis custa por mês.
Quem gasta 4% da receita com frete e cobra 0,5% do cliente sabe quanto absorve, e para de tratar frete grátis como escolha sem preço.
Esse percentual da loja inteira tem um limite conhecido, e o guia sobre quanto o frete representa no custo do produto mostra qual. Ele é uma média entre produtos que não se parecem, e se move sozinho quando o mix vendido muda. Serve para acompanhar a operação mês a mês, e não para decidir preço de item nenhum.
Esse número responde a primeira pergunta e não a segunda. Saber que o frete custou R$ 744,00 no mês não diz se algum embarque foi cobrado acima do contratado.
A tabela da transportadora é um contrato, com faixa de peso, faixa de destino e taxas acessórias. A fatura é o que ela cobrou depois.
As duas divergem por motivos comuns e nada suspeitos. Quatro deles respondem pela maioria dos casos, e cada um tem uma causa diferente e um desfecho diferente.
Peso aferido diferente do declarado: a transportadora pesa e mede o pacote no terminal dela, e cobra pelo maior entre o peso da balança e o peso calculado a partir das dimensões. Quando o cadastro do produto traz o peso do item sem a embalagem, ou dimensões antigas de uma caixa que mudou, a diferença aparece em toda venda daquele item. O guia sobre frete real mostra a conta da cubagem e por que ela pula faixas inteiras de tabela. Este é o caso em que a divergência costuma ser sua, e a correção está no cadastro, não na reclamação.
Reentrega lançada como envio novo: a primeira tentativa não encontrou ninguém, a carga voltou ao terminal e saiu de novo. Dependendo do contrato, a reentrega tem valor próprio, menor que um embarque completo, ou está incluída. Quando ela entra na fatura como despacho independente, o mesmo pedido aparece duas vezes com valor cheio. É a divergência mais fácil de identificar, porque a chave se repete.
Taxa fora da negociação: cada transportadora tem um conjunto de taxas acessórias, e o contrato define quais se aplicam à sua operação e em que condição. Taxa de agendamento cobrada onde não existe agendamento, taxa de área de difícil acesso num destino que não se enquadra e serviço que ninguém contratou entram todas pelo mesmo caminho. O valor unitário costuma ser pequeno, e é por isso que ele atravessa cinquenta linhas sem ser notado.
Faixa de destino reclassificada: o mesmo município pode ser classificado em faixas diferentes conforme o sistema da transportadora entende a rota. Como o preço muda por faixa, e não de forma contínua, uma reclassificação move o embarque inteiro de degrau. O efeito é maior nos destinos que ficam na fronteira entre duas faixas, e ele se repete em todos os envios para aquela região enquanto ninguém contesta.
Nenhum desses casos é raro, e nenhum é visível numa fatura com cinquenta linhas. Repare também que dois deles não são erro da transportadora, e sim informação errada saindo da sua operação. A conferência não distingue culpa. Ela mostra a diferença, e é a leitura dela que diz para que lado olhar.
É esse trabalho que a auditoria substitui. A decisão sobre o que fazer com cada divergência continua sendo sua.
A conferência liga cada linha da fatura ao pedido correspondente.
O valor cobrado é comparado com o custo que aquele embarque tinha registrado, e a diferença sai em reais e em percentual.
A chave é o número da nota fiscal, que é por onde a transportadora cobra. Os números são normalizados antes da comparação, então zero à esquerda e ponto no meio não impedem o encontro. Sem a nota, a busca recorre ao identificador do pedido.
Quando nenhum caminho casa, a linha fica marcada como não encontrada. Não há veredito de valor ali, e sim ausência de comparação, o que costuma apontar embarque despachado fora do sistema.
O que entra na comparação é o custo que aquele embarque tinha registrado quando saiu, e não uma cotação refeita no momento da conferência.
A diferença parece técnica e não é. Cotação refeita meses depois usa a tabela de hoje, e a fatura em conferência foi emitida sob a tabela de então. Comparar contra a tabela nova acusaria divergência em toda linha de um período em que houve reajuste, e enterraria as divergências verdadeiras no meio do ruído.
Nem toda diferença é erro. Arredondamento e variação de faixa produzem centavos que não interessam a ninguém, e por isso a classificação usa uma tolerância de 2%, simétrica. Num frete de R$ 100,00, qualquer diferença até R$ 2,00 fica marcada como conforme.
A tolerância decide a classificação, e não o registro. A diferença em reais e em percentual é gravada em toda linha que encontrou pedido, inclusive nas conformes. O número fica disponível para quem quiser somar, e a marcação existe para separar o que merece atenção.
Cada linha termina em um de quatro estados:
Conforme: dentro da tolerância, para mais ou para menos.
Cobrado a mais: acima da tolerância. É o que soma na economia identificada do período.
Cobrado a menos: abaixo da tolerância. Indica custo registrado alto demais, ou cobrança que ainda vai chegar.
Não encontrado: a linha não achou embarque para comparar.
Fechada a fatura, a aba de Controle de Frete do Truesail entrega quatro números que hoje não existem juntos em lugar nenhum. São o total faturado pela transportadora, o total que os embarques deveriam custar, a diferença absoluta e a economia identificada, que soma apenas o que foi cobrado acima.
O último deles é o número que paga a conversa. Ele diz, em reais, quanto foi cobrado a mais naquele período, com a lista de quais embarques.
Há também o ranking de transportadoras por diferença, ordenado pelo tamanho do desvio e não pelo volume faturado. Transportadora que fatura pouco e diverge muito aparece acima de uma que fatura muito e diverge pouco, que é a ordem que interessa para decidir com quem conversar.
Uma linha divergente rende reclamação. Um padrão de divergência rende revisão de contrato, e a diferença entre as duas coisas é ter a série na mão quando a reunião acontece.
Achar é metade. A outra metade é o que acontece depois, e esse trabalho tem uma ordem.
Separe o que é seu do que é dela: peso e dimensão divergentes costumam apontar cadastro desatualizado, e ali a correção rende em todos os envios futuros daquele item, sem depender de ninguém. Taxa indevida, reentrega dobrada e faixa trocada são conversa com a transportadora.
Junte a evidência antes de abrir a conversa: para cada linha contestada, o que sustenta o argumento é o número da nota, o valor cobrado, o valor esperado e o item da tabela que define o valor esperado. Reclamação sem o item do contrato ao lado vira discussão de impressão.
Confira o prazo: o contrato com a transportadora costuma definir em quanto tempo uma cobrança pode ser questionada, e esse prazo corre desde a emissão do documento. É o motivo prático de conferir a fatura no mês em que ela chega, e não quando alguém se lembrar.
Decida pelo padrão, não pelo caso: uma linha de R$ 18,00 a mais não justifica o desgaste de uma reclamação formal. A mesma taxa aparecendo em quarenta embarques durante três meses justifica, e o que muda entre as duas situações é apenas ter a série.
A conferência é automática. O lançamento da fatura não.
O documento da transportadora precisa ser registrado. Existe importação de PDF que aceita arquivo digital ou digitalizado e sugere os dados, mas ela devolve uma proposta, e quem confirma é a pessoa.
Fatura importada com erro e aceita sem conferência vira base de comparação errada, e auditoria que acusa divergência inexistente queima a credibilidade da reclamação seguinte.
A conta fecha rápido. Registrar uma fatura leva minutos. Comparar cinquenta linhas contra cinquenta notas, uma por uma, leva a tarde inteira, e é por isso que ninguém faz todo mês.
Não é preciso histórico nem período de acúmulo. A primeira fatura registrada já é comparada contra os embarques daquele período, e o resultado aparece no mesmo momento.
O que melhora com o tempo é a série. Uma fatura conferida diz se aquele mês teve divergência. Três meses conferidos dizem se a transportadora tem padrão. Já o percentual de frete sobre a receita deixa de ser um número solto, virando uma linha que mostra se o frete está comendo mais da receita hoje do que comia no trimestre passado.
Ela está aí, provavelmente já paga, e ninguém abriu linha por linha.
Registre essa fatura no Truesail e olhe três coisas: quantos embarques saíram da tolerância, quanto isso soma em reais, e se a divergência se concentra numa transportadora.
Resultado zerado indica que naquele período a transportadora cobrou o que devia, o que já é informação que você não tinha. Diferença vem discriminada por embarque, com nota, valor cobrado e valor esperado lado a lado, pronta para contestação.
É o tipo de conferência que ninguém faz à mão todo mês, e que passa a acontecer sozinha a cada fatura registrada.