A demonstração de resultado do mês costuma chegar tarde e incompleta. Quando ela chega, o mês acabou, os pedidos saíram e o que ela revela só pode ser aplicado no mês seguinte. Ou pior, ela nunca chega, e o lojista passa o ano conferindo saldo de conta bancária e chamando isso de resultado.
A resposta é que, no fim do mês, a informação está espalhada e já esfriou.
Para saber o custo da mercadoria vendida você precisa voltar pedido por pedido, buscar o custo de cada produto no cadastro e torcer para que ele esteja atualizado, porque o cadastro raramente é revisado com a mesma frequência com que o fornecedor reajusta. Para saber o frete você precisa reunir faturas de transportadora que chegam em datas diferentes. Para saber a comissão você precisa abrir cada canal de venda. E a taxa de pagamento só aparece inteira depois de conferir o extrato de cada meio, um por um.
Cada uma dessas buscas é um trabalho que já foi feito uma vez, quando o pedido saiu, e que agora está sendo refeito a partir de fontes espalhadas. O problema não está na demonstração, está no momento em que ela é montada.
Quando o custo de cada pedido é calculado no instante em que ele entra, a demonstração do mês deixa de ser um levantamento e passa a ser uma soma. É uma inversão de esforço: em vez de reunir tudo no fim, o trabalho acontece diluído, um pedido de cada vez, no momento em que a informação está fresca e completa.
Cada pedido processado deixa gravado o seu próprio custo decomposto, com CMV, frete, embalagem, taxa de pagamento, comissão e imposto separados, do jeito que a página de margem antes de faturar descreve. A demonstração lê esses registros e agrupa por linha.
Nada é recalculado no fechamento, e essa é a diferença que importa. O número que aparece na linha de frete do mês é a soma exata dos fretes calculados pedido a pedido, e não uma estimativa feita depois com a fatura na mão.
A consequência prática aparece quando algum número surpreende. Numa planilha montada no fim do mês, a linha de frete é um total sem origem, e conferir significa refazer o levantamento inteiro. Aqui cada linha é a soma de registros individuais, então descobrir de qual pedido veio o aperto é uma consulta e não uma investigação.
A estrutura segue a demonstração de resultado tradicional, que o guia de DRE gerencial explica linha a linha.
O período é seu. A demonstração pode ser pedida por mês fechado, do dia primeiro ao último, ou por um intervalo de datas que você escolhe, útil quando a pergunta é sobre uma campanha ou uma quinzena específica. Sem nada informado, ela abre no mês corrente, com os dias que já passaram.
Receita bruta: o valor das notas fiscais autorizadas no período, somado.
Devoluções: o valor dos pedidos cancelados, que sai da receita bruta porque aquela venda deixou de existir.
Receita líquida: o que sobra depois das devoluções, e é sobre ela que as contas seguintes trabalham.
CMV: o custo da mercadoria efetivamente vendida no período, somado pedido a pedido a partir do custo de cada produto.
Lucro bruto e margem bruta: a receita líquida menos o CMV, em reais e em percentual. Responde se o preço praticado cobre o que a mercadoria custou, antes de qualquer outro gasto entrar na conta.
Despesas variáveis: frete, embalagem, taxa do meio de pagamento, comissão do canal e imposto sobre a venda, somados numa linha. São os custos que só existem porque houve venda, e por isso eles acompanham o volume em vez de acompanhar o calendário.
Margem de contribuição: o que a operação gera para pagar a estrutura, depois de todo o custo que varia com a venda.
Custos fixos: o que a empresa paga todo mês independentemente de vender.
Resultado antes de juros e impostos: a margem de contribuição menos os custos fixos, e é aqui que se descobre se a operação se sustenta sozinha.
Provisão de imposto sobre o lucro: calculada conforme o regime tributário da empresa, que é o que diferencia uma demonstração genérica de uma que fala do seu caso.
Resultado líquido: o que sobra no fim.
A ordem não é estética. O CMV entra antes das despesas variáveis porque o lucro bruto responde uma pergunta diferente da margem de contribuição, e confundir os dois é o erro que o guia de margem de contribuição trata em detalhe.
Essa distinção parece pequena e decide se a demonstração reconcilia com a contabilidade ou não.
A receita bruta sai do valor da nota fiscal autorizada, e não do valor que estava no pedido. Pedido com nota emitida em valor diferente entra pelo valor da nota, que é o documento que existe para o fisco e para o contador.
O que decide o mês de entrada é a data de emissão da nota, e não a do pedido. Um pedido fechado no dia trinta e faturado no dia dois entra no mês seguinte, porque foi ali que a receita se realizou.
Por causa disso a busca de pedidos olha uma janela mais larga que o mês, para os dois lados, e depois filtra pela data da nota. Sem essa folga, todo pedido faturado com alguns dias de atraso ficaria fora da demonstração do mês em que ele deveria estar.
Pedido faturado sem nota autorizada fica fora dos totais, e isso é deliberado. Contar receita que não virou documento fiscal produziria uma demonstração que não bate com nada, nem com o sistema de gestão, nem com a contabilidade, nem com o extrato.
Tudo na demonstração é derivado de pedido, nota e configuração, com uma exceção.
Os custos fixos mensais são cadastrados por você, com categoria, nome e valor. Aluguel, salário, contador, mensalidade de plataforma, energia. Nenhum deles pode ser deduzido de pedido nenhum, porque eles existem independentemente de haver venda, e é justamente por isso que nenhum sistema consegue descobri-los sozinho.
Uma característica desse cadastro importa na hora de olhar para trás. O valor lançado é um montante mensal e vale para qualquer mês consultado, enquanto estiver ativo. Uma demonstração de três meses atrás usa o custo fixo de hoje, e não o daquela época. Se o aluguel subiu em junho, a demonstração de abril mostra o valor novo.
Enquanto os custos fixos não estiverem cadastrados, a demonstração para de fazer sentido exatamente na linha deles. A margem de contribuição continua correta, e o resultado abaixo dela fica otimista. É o primeiro cadastro a fazer no Truesail, e é meia hora de trabalho uma vez só.
A demonstração pode vir com o período anterior ao lado, calculado pelo mesmo caminho e com as mesmas regras. Isso importa mais do que parece, porque comparar dois números produzidos por métodos diferentes é a forma clássica de chegar a uma conclusão errada com convicção.
Isso responde a pergunta que o número isolado não responde, que é se o resultado melhorou ou piorou e por quê. Faturamento maior com resultado menor tem causa, e ela está sempre em uma ou duas linhas específicas. Comparar lado a lado mostra qual delas se moveu.
O caso mais comum é a despesa variável crescer mais que a receita, o que significa que a composição das vendas mudou. Mais pedidos para destinos caros, mais vendas pelo canal de comissão alta, mais clientes pagando em mais vezes. Nenhuma dessas mudanças aparece no total, e todas aparecem na comparação.
O segundo caso mais comum é o oposto, e ele engana mais. A receita cresce, o resultado cresce junto, e tudo parece bem, mas a margem bruta caiu dois pontos. Volume maior escondeu produto vendido mais barato, e quando o volume parar de crescer o problema aparece sozinho. É o tipo de coisa que só se enxerga com dois meses lado a lado.
Uma demonstração que esconde a própria falha é pior que nenhuma, então convém dizer onde ela avisa.
Quando algum pedido do período tem produto sem custo cadastrado, o valor dele é mantido nos totais de propósito, para que a receita continue reconciliando com a do sistema de gestão. O CMV daquele pedido, porém, fica faltando, e o lucro bruto sobe indevidamente.
A tela avisa quando isso acontece, dizendo quantos pedidos estão nessa situação e que o lucro bruto está superestimado. O número continua exibido, com a ressalva ao lado, em vez de sumir ou de ser corrigido por uma estimativa que ninguém poderia conferir.
Quando o período não tem nenhuma nota autorizada, a demonstração também avisa em vez de mostrar uma página de zeros que pareceria um mês catastrófico.
Não é contabilidade, e não substitui o seu contador.
A demonstração gerencial existe para você decidir, e a contábil existe para cumprir obrigação. Elas partem dos mesmos fatos e respondem perguntas diferentes, com regras diferentes de competência e classificação. Levar a gerencial para o contador como se fosse a oficial é confusão que custa caro.
O que ela faz é dar a você, no meio do mês, um retrato que a contábil só entrega depois do fechamento, e com um nível de separação que a contábil não costuma ter, porque ali frete, embalagem e comissão entram como despesa operacional e param de ser distinguíveis.
Pegue o mês passado e tente montar a demonstração sozinho.
Some a receita das notas emitidas no período. Levante o custo de cada produto vendido. Reúna as faturas de transportadora daquele mês. Abra cada canal de venda e recolha a comissão. Confira o extrato de cada meio de pagamento e extraia as taxas. Apure o imposto sobre a venda. Por fim, acrescente o que você paga todo mês independentemente de vender.
Anote quanto tempo levou, e anote também quantos dos números você teve que estimar porque a informação exata não estava à mão. O segundo número costuma ser mais revelador que o primeiro.
O Truesail calcula o custo de cada pedido no momento em que ele chega, antes de a nota sair, e guarda essa conta decomposta. A demonstração do mês é a consequência disso, e não um esforço separado.
Você abre e ela está lá, da receita bruta ao resultado líquido, no mês fechado ou no intervalo que você escolher, com o período anterior ao lado para comparar. A única coisa que você cadastra é o custo fixo, uma vez, e ele passa a valer daí em diante.
Ele não faz a sua contabilidade e não emite obrigação nenhuma. Isso é do seu contador e do seu sistema de gestão. O Truesail faz a parte que fica no meio, que é transformar o que já aconteceu em cada pedido num retrato do mês que você consegue ler antes de o mês acabar.
E como a demonstração nasce dos mesmos registros que alimentam a análise de cada pedido, a margem que você viu num pedido isolado e a margem do mês são a mesma conta em escalas diferentes. O resultado do mês não é uma segunda contabilidade feita à parte, é a soma do que já estava calculado quando cada venda saiu.
Quatro perguntas para terminar, e vale responder de cabeça:
Se alguma dessas exigiu abrir planilha, a demonstração existe e não está pronta quando você precisa dela. Em que dia do mês você descobre se o mês anterior deu lucro?